Prosedur Flowhart Penggajian dan Pengupahan
Prosedur Sistem Penggajian:
1. Bagian
personalia
a. Mencatat
daftar hadir tiap
karyawan dalam kartu jam hadir.
b. Membuat
daftar hadir karyawan atas deser kartu jam hadir
c. Membuat
daftar gaji rangkap 3:
Lembar 1: dikirim ke bagian keuangan
untuk diperiksa/diotorisasi
Lembar 2: dikirim ke pimpinan untuk
dicocokkan dengan cek dan ditandatangani
Lembar 3: diarsip
2. Bagian
Keuangan
a. Menerima
daftar gaji dari bagian Personalia untuk diperiksa
b. Membuat
cek yang akan dikirim ke pimpinan untuk ditandatangani
c. Cek
yang sudah ditandatangani akan dikirim ke bank untuk dicairkan dalam bentuk uang
d. Bagian
keuangan menerima uang dari bank, kemudian membuat slip gaji rangkap 2 beserta
uang.
Lembar 1: slip gaji di berikan ke
pegawai beserta uang.
Lembar 2: digunakan untuk membuat
laporan penggajian, yang akan dikirim ke pimpinan
3. Bank
a. Menerima
cek dari bagian keuangan yang telah ditandatangi oleh pimpinan perusahaan untuk
dicairkan dalam bentuk uang
b. Uang
tersebut dikirim ke bagian keuangan perusahaan untuk di berikan ke tiap-tiap
karyawan
4. Pimpinan
a. Menerima
daftar gaji dari bagian personalia
b. Menerima
cek gaji dai bagian keuangan
c. Mencocokkan
daftar gaji dan menandatangani cek
d. Cek
yang telah ditandatangani di kirim kembali ke bagian keuangan
e. Menerima
laporan penggajian dari bagian keuangan
5. Pegawai
Menerima slip gaji dari bagian keuangan
beserta uang.
Prosedur sistem penggajian jika
karyawan tersebut lembur:
1. Kepala
Produksi
a. Membuat
surat permohonan lembur yang akan dikirim ke bagian manager personalia
2. Manager
Personalia
a. Menerima
surat permohonan lembur dari bagian kepala produksi
b. Membuat
form lembur yang akan dikirim ke pegawai/karyawan
c. Menerima
kembali form lembur yang telah diisi oleh pegawai, lalu dikirim ke bagian
keuangan
3. Pegawai/karyawan
a. Menerima
form lembur dari bagian manager personalia
b. Mengisi
form lembur
c. Form
lembur yang telah diisi dikirim kembali ke bagian manager personalia
4. Bagian
keuangan
a. Menerima
form lembur yag telah diisi oleh pegawai dari bagian manager personalia
b. Membuat
rekap form lembur rangkap 2 dalam bentuk laporan lembur:
Lembar 1: digunakan untuk membuat slip
upah lembur, lalu dicatat dalam catatan data penggajian pegawai tersebut
Lembar 2: dikirim ke pimpinan
c. Laporan
lembu lembar 1 digunakan untuk membuat slip upah lembur rangkap 2.
Lembar 1: digunakan untuk membuat
laporan penggajian
Lembar 2: slip upah lembur diserahan ke
pegawai/karyawan bersama dengan uang
d. Membuat
laporan penggajian rangkap 2 dari slip upah lembar 1
Lembar 1: dikirim ke pimpinan
Lembar 2: diarsip
5. Pimpinan:
a. Menerima
laporan penggajian dari bagian keuangan
b. Menerima
laporan lembur dari bagian keuangan
Prosedur Sistem Pengupahan:
1. Bagian
Personalia
a. Mencatat
daftar hadir buruh
b. Membuat
daftar hadir rangkap 2
Lembar 1: akan dikiim ke bagian keuangan
Lembar 2: digunakan untuk membuat slip
daftar gaji rangkap 2
c. Membuat
slip daftar gaji rangkap 2
Lembar 1: akan dikirim ke bagian
keuangan
Lembar 2: diarsip sementara
2. Bagian
Keuangan
a. Menerima
daftar hadir dan daftar gaji dai bagian personalia
b. Memeriksa
daftar gaji berdasarkan daftar hadir
c. Setelah
diperiksa, membuat slip upah rangkap 2
Lembar 1: akan di berikan ke buruh
beserta uang
Lembar 2: digunakan untuk membuat
laporan penggajian buruh
d. Membuat
laporan penggajian buruh berdasarkan slip upah buruh
e. Mengirim
laporan penggajian buruh ke pimpinan perusahaan
3. Pimpinan
Menerima
laporan penggajian buruh dari bagian keuangan perusahaan.
4. Buruh
Menerima
Slip Upah rangkap 1 dari bagian Keuangan beserta uang yang sesuai dengan
tercatat dalam Slip Upah tersebut.
Soal 2:
A.
Informasi apa
saja yang ada di fungsi yang terkait, serta jelaskan sumber informasinya dari
mana dan setelah itu informasinya mau didistrbusikan kemana saja / ke fungsi
yang terkait mana saja.
Jawab
:
PENGGAJIAN
1.
Bagian
Personalia
Bagian
Personalia menghasilkan informasi berupa dokumen Daftar Gaji 3 rangkapyang
bersumber dari pencatatan Daftar Hadir Karyawan yang dicatat dalam bentuk
informasi berupa dok. Daftar Hadir .Dari dok.Daftar Hadir bagian Personalia
menghasilkan informasi berupa dok. Daftar Gaji 3 rangkap yang dikirim :
R1 : dikirim ke
bagian Keuangan untuk membuat cek.
R2: dikirim ke
pimpinan sebagai bukti penandatanganan cek.
R3: diarsip oleh
bagian personalia.
2.
Bagian Keuangan
·
Bagian keuangan
menerima informasi dari bagian personalia berupa Daftar Gaji kemudian bagian
keuangan memeriksa Daftar Gaji dan membuat cek yang menghasilkan informasi
berupa dok.Cek dan dok.Cek tersebut dikirim ke Pimpinan untuk persetujuan
mencairkan cek di bank.
·
Bagian keuangan
menerima informasi berupa dok.Cek yang sudah ditandatangani dari bagian
Pimpinan dan informasi tersebut dikirim ke bank.
·
Bagian keuangan
menerima informasi berupa uang dari bank. Setelah itu bagian Keuangan membuat
Slip Gaji berdasarkan Daftar Gaji dan uang yang akan diterima karyawan dan juga
sesuai dengan Daftar Hadir dan Waktu karyawan, dengan itu menghasilkan
informasi berupa dok.Slip Gaji. Dok. Slip Gaji R1 dikirim ke pegawai.Dari
informasi Slip Gaji R2 tersebut dibuat Laporan Penggajian dan menghasilkan
informasi berupa dok. Laporan Penggajian yang dicatat oleh bagian keuangan
sesuai dengan Slip dan Uang . Informasi tersebut dikirim ke bagian Pimpinan.
3.
Bagian Bank
Bank menerima
informasi dari bagian keuangan berupa dok.Cek yang sudah ditandatangani,
kemudian cek tersebut dicairkan oleh bank menghasilkan informasi berupa uang
dan uang tersebut dikirim ke bagian keuangan.
4.
Bagian Pimpinan
·
Pimpinan
menerima informasi berupa dok.Daftar Gaji dari personalia dan Cek dari bagian
Kuangan. Kedua dokumen tersebut dicocokkan dan cek ditandatangani oleh pimpinan
kemudian menghasilkan informasi berupa dok.Cek yang telah di tandatangani
pimpinan sebagai persetujuan pencairan ek untuk gaji karyawan. Informasi yang
dihasilkan tersebut dikirim ke bagian keuangan.
·
Pimpinan
menerima informasi berupa dok. Laporan Penggajian dari bagian keuangan sebagai
bukti pencatatan gaji karyawan yang dikrim kepada karyawan.
5. Pegawai
Pegawai menerima informasi berupa Slip Gaji dan Uang
dari bagian keuangan dari hasil kerja.
PENGUPAHAN
1.
Personalia
Bagian
personalia menghasilkan informasi berupa dok.Daftar Hadir 2 rangkap yang
bersumber dari proses pencatatan Daftar Hadir Karyawan.
R1:
dikirim ke bagian keuangan untuk proses pembuatan Slip Upah dan Laporan
Penggajian Buruh.
R2:
informasi tersebut diproses untuk membuat Daftar Gaji dan menghasilkan
informasi Daftar Gaji 2 rangkap:
R1: dikirim ke
bagian keuangan.
R2: diarsip oleh
bagian personalia.
2.
Keuangan
Bagian keuangan
menerima informasi berupa Daftar Gaji R1 dan Daftar Hadir R2 dari bagian
personalia, dari informasi tersebut diproses dengan memeriksa Daftar Gaji
berdasarkan Daftar Hadir dan menghasilkan informasi berupa dok.Daftar Gaji
setelah diperiksa dari informasi tersebut dibuat Slip Upah dan menghasilkan
informasi berupa dok. Slip Upah 2 rangkap:
R1: untuk buuruh
sebagai bukti penerimaan upah.
R2:
dari hasil informasi tersebut dibuat Laporan Penggajian Buruh sebagai hasil
informasi bukti pencatatan Daftar Gaji Buruh sesuai uang dan slip yang
diserahkan kepada buruh, dari proses tersebut mengahasilkan informasi Laporan
Penggajian Buruh yang dikirim ke bagian Pimpinan.
3.
Buruh
Buruh menerima
informasi berupa uang dan dok.Slip Upah R1 dari hasil kerjanya.
4.
Pimpinan
Pimpinan
menerima informasi berupa dok.Laporan Penggajian Buruh dari bagian keuangan
sebagaihasil informasi pencatatan gaji dari bagian keuangan kepada pimpinan
bahwa gaji diserahkan kepada buruh sesuai Slip Upah dan Uang yang diterima
buruh.
LEMBUR
1.
Bagian Kepala
Produksi
Kepala produksi
menerima informasi berupa dok.Surat Permohonan Lembur yang bersumber dari
pembuatan Surat Permohonan Lembur oleh bagian kepala produksi.Informasi yang
dihasilkan tersebut dikirim ke bagian Manajer Personalia.
2. Bagian Manajer Personalia
Bagian Manajer Personalia menerima informasi berupa
dok.Surat Permohonan Lembur dari bagian kepala produksi.Informasi tersebut
diproses dengan membuat Form Lembur dan menghasilkan informasi berupa dok. Form
Lembur, infromasi tersebut dikirim ke pagawai.
3. Pegawai
·
Pegawai menerima
informasi berupa dok. Form Lembur dan diproses dengan mengisi form lembur dan
menghasilkan informasi dok. Form Lembur yang sudah terisi, informasi tersebut
dikirim ke bagian keuangan.
·
Pegawai menerima
informasi berupa Uang dan Slip Upah R2 dari bagian keuangan.
4. Bagian
Keuangan
Menerima informasi berupa dok. Form Lembur dari
pegawai dan diproses dengan membuat Rekap Form Lembur dan menghasilkan
informasi dok. Laporan Lembur 2 rangkap:
R2: untuk pegawai.
R1: diproses dengan membuat Slip Upah di Data
Penggajian dan menghasilkan informasi dok. Slip Upah 2 rangkap:
R1: untuk pegawai.
R2: diproses untuk membuat Laporan Penggajian dan
mengahasilkan informasi dok. Laporan 2 rangkap.R1, dikirim ke Pimpinan.R2,
diarsip oleh bagian keuangan.
B. Jelaskan
dokumen apa saja yang dihasilkan oleh masing-masing fungsi yang terkait
(mis.dokumennya rangkap 5, mau didistribusikan kemana saja dokumen tersebut.
Jawab : Dokumen yang dihasilkan dari masing-masing
fungsi terkait yaitu
PENGGAJIAN
1.
Bagian
Personalia
Menghasilkan
dokumen Daftar Gaji 3 rangkap:
R1:
dikirim ke bagian keuangan untuk proses pencatatan cek, membuat Slip Gaji dan
Laporan Penggajian.
R2:
dikirim ke bagian Pimpinan untuk penandatanganan cek yang disesuaikan dengan
Daftar Gaji.
R3: diarsip oleh
bagian personalia.
2.
Bagian Keuangan
·
Menghasilkan
dok. Cek yang dikirim ke bagian pimpinan untuk ditandatangani oleh pimpinan.
·
Menghasilkan
dok. Slip Gaji 2 rangkap:
R1: dikrim ke
pegawai sebagai bukti penerimaan gaji.
R2: diproses
oleh bagian keuangan untuk membuat Laporan Penggajian.
·
Menghasilkan dok.
Laporan Penggajian yang dikirim ke bagian Pimpinan sebagai bukti pencatatan
gaji karyawanyang dikeluarkan.
3.
Bagian Bank
Menghasilkan
dok.berupa uang yang akan dikirim ke bagian keuangan serta membuat Slip Gaji
karyawan dan dikirim ke pegawai.
4.
Bagian Pimpinan
Menghasilkan
dok.Cek yang sudah ditandatangani oleh pimpinan yang dikirim ke bagian keuangan
untuk pencairan cek oleh bank.
PENGUPAHAN
1.
Bagian
Personalia
Menghasilkan
dok. Daftar Hadir 2 rangkap :
R1:
dikirim ke bagian keuangan untuk proses pembuatan Slip Upah dan Laporan
Penggajian Buruh.
R2:
diproses oleh bagian personalia untuk membuat daftar gaji.
Menghasilkan
dok. Daftar Gaji 2 rangkap :
R1:
dikirim ke bagian keuangan untuk diperiksa oleh bagian keuangan dalam pembuatan
Slip Upah dan Laporan Penggajian Buruh.
R2:
diarsip oleh bagian Personalia.
2.
Bagian Kuangan
Menghasilkan
dok. Slip Upah 2 rangkap :
R1: dikirim
kepada buruh sebagai bukti diterimanya upah dari hasil kerja.
R2: diproses
oleh bagian keuangan untuk membuat Laporan Penggajian Buruh.
Menghasilkan
dok.Laporan Penggajian Buruh yang dikirim ke Pimpinan sebagai bukti informasi
dari bagian keuangan bahwa upah diserahkan kepada buruh.
LEMBUR
1.
Bagian Kepala
Produksi
Menghasilkan
dok. Surat Permohonan Lembur yang dikirim ke bagian Manajer Personalia untuk
proses pembuatan Form Lembur.
2.
Bagian Manajer
Personalia
Menghasilkan
dok. Form Lembur dan dokumen tersebut dikirim ke pegawai untuk diisi oleh
pegawai untuk penambahan upah bahwa adanya penambahan jam kerja.
3.
Pegawai
Menghasilkan
dok. Form Lembur yang telah diisi oleh pegawai dan menerima dok. Slip Upah
beserta uang dari bagian keuangan.
4.
Bagian Keuangan
Menghasilkan
dok. Laporan Lembur 2 rangkap :
R1: diproses
oleh bagian keuangan untuk membuat Slip Upah pada data penggajian.
R2: dikirim ke
bagian pimpinan sebagai bukti informasi dari bagian keuangan.
Menghasilkan
dok. Slip Upah 2 rangkap:
R1: diproses
oleh bagian keuangan untuk membuat laporan penggajian.
R2: dikirim ke
pegawai sebagai bukti diterimanya gaji.
Mengahasilkan
dok. Laporan Penggajian 2 rangkap :
R1:
dikirim ke bagian pimpinan sebagai bukti informasi dari bagian keuangan yang
akan diserahkan gaji kepada karyawan.
R2:
diarsip oleh bagian keuangan.
